刀向八方

案例一：低效的会议
理查德·希尔顿是一位部门领导，他所领导的部门中有14位聪明能干的员工，希尔顿只是名义上的领导，因为这十几位员工都非常负责。在大多数情况下，部门成员之间都非常配合，大家互相协作与支持。然而惟一让希尔顿头痛的问题就是开会。
在希尔顿领导的部门里，没有固定的时间开会。只是有人感觉到需要对某个问题进行讨论时，会议才开始召开。会议的主持者并不总是希尔顿，而是那个需要开会的人。
在至少7人到场后主持人才开始会议。因为总是有人迟到，会议总是在预定时间的5～10分钟后才可以开始。开始后的前10分钟总是讨论一些与会议无关的话题。当会议正式开始后，主持人口头说明一下开会的原因。这些说明就成为会议的议程，然后组织对议题展开无目的的讨论。发言很零散，也很容易偏离主题。对议题不感兴趣的人往往会进行脱离主题的发言，还有人会大声打断别人的谈话，观点不同的人会争论不休，受到攻击的人往往不愿意再暴露自己的观点。

在会议结束的时候，经常会陷入以下的局面：
1、除了再开会讨论外，会议没有达成任何共识；
2、发现了额外的任务，并分配成员继续解决；
3、任务确定下来了，但是没有人去具体负责解决；
4、会议达成了一定共识，但是却不能清楚表述共识是什么。
以上局面带来的后果是：
1、再开一次会议意味着浪费大家的时间；
2、额外任务通常不会被重视，往往会被更重要的事情挤掉；
3、由于无人负责，结果任务无法完成；
4、共识由于没有被成员理解而变得不合理。
相关讨论

1、你对希尔顿有什么建议？
2、若你是希尔顿，你会限制开会时的人数吗？
3、电子会议对于解决这个问题有效吗？
4、这个组织开会时遇到的问题能否避免？

 

刀向八方

希尔顿遇到了所谓的会而不议，议而不决，决而不行的状况了。

来看看希尔顿遇到的这种状况的原因：

1. 他所领导的部门中有14位聪明能干的员工
》在管理的角度看一个领导直接领导的人不要超过8-9人，否则沟通协调带来的东西就要转晕头，在会议中就也经常出现一团粥的现状。

2.希尔顿只是名义上的领导
》管理上出现失控，不是说他不是领导，而是他流于日常工作，管理不到位

3.没有固定的时间开会
》一个部门应设立固定的会议时间，可以一周一次，也可一天一次等

4.只是有人感觉到需要对某个问题进行讨论时，会议才开始召开
》有人感觉，其他人不一定也这样认为哦，对他们来说可能是无关紧要的会议，说不定只要同一两个同事沟通就好，不用浪费其他10多人的时间

5.主持者并不总是希尔顿，而是那个需要开会的人
》主持可以不是希尔顿，但主席一定要是，权威所在。

6.在至少7人到场后主持人才开始会议。因为总是有人迟到，会议总是在预定时间的5～10分钟后才可以开始。
》开会必须全部人到齐方可，除非事先请假说明的，对于迟到现象是要表露出深恶痛绝的表情，要惩罚（可以罚迟到的人请大家吃饭啊或迟到几分钟就罚站几分钟）
7.开始后的前10分钟总是讨论一些与会议无关的话题
》开始会议后禁止讨论于主题无关的事情，包括闲聊，这时希尔顿应站出来维持会议次序

8.主持人口头说明一下开会的原因，然后组织对议题展开无目的的讨论
》通知开会时就要说明会议的主题，最好有会议议项

9. 发言很零散，也很容易偏离主题。对议题不感兴趣的人往往会进行脱离主题的发言，还有人会大声打断别人的谈话，观点不同的人会争论不休，受到攻击的人往往不愿意再暴露自己的观点
》这时是希尔顿展现领导才能的时候了，扶持好的意见打压会议不良的现象（如跑题、闲聊、乱打断他人的话啊），对争论的观点应适当引导，有争论是好的，要把握一个度，不能无休止的争论，控制会议的节奏


1、你对希尔顿有什么建议？
》制定会议制度，说明会议的重要性，
在开会前将要讨论的问题事先做为议程呈给大家，
定期召开部门例会，针对特殊紧急的事情做为紧急会议召开

2、若你是希尔顿，你会限制开会时的人数吗？
》会议参加的对象要有针对性

3、电子会议对于解决这个问题有效吗？
》电子会议虽然节省部分时间，可人与人面对时的沟通最为直观

4、这个组织开会时遇到的问题能否避免？
》哪要让我去做希尔顿的职位才知道

 

刀向八方

在希尔顿领导的部门里，没有固定的时间开会。只是有人感觉到需要对某个问题进行讨论时，会议才开始召开。
看法：定期开会，对工作问题经常总结。

会议的主持者并不总是希尔顿，而是那个需要开会的人。
看法：由希尔顿主持会议，由需开会者描述问题，还需要会议记录者。

在至少7人到场后主持人才开始会议。因为总是有人迟到，会议总是在预定时间的5～10分钟后才可以开始。
看法：对迟到者设立惩罚制度。

开始后的前10分钟总是讨论一些与会议无关的话题。
看法：直接进入主题。

当会议正式开始后，主持人口头说明一下开会的原因。这些说明就成为会议的议程，然后组织对议题展开无目的的讨论。发言很零散，也很容易偏离主题。
看法：会前两三日事先提供会议资料给与会者，头脑风暴好了再开会效果好很多。

对议题不感兴趣的人往往会进行脱离主题的发言，还有人会大声打断别人的谈话，观点不同的人会争论不休，受到攻击的人往往不愿意再暴露自己的观点。
看法：会议主持者必须管理开会秩序。对不恰当行为应及时制止。


2、若你是希尔顿，你会限制开会时的人数吗？
看法：只需要与会议有关的人参与即可。

3、电子会议对于解决这个问题有效吗？
看法：掌握开好会的基本要素再玩电子会议吧。