組織開展活動，離不開一定的活動空間。會場的布置與環境的美化對活動本身具有很強的視覺影響力和感情穿透力。莊嚴的會場，給與會者一種莊重的氣氛；花團錦簇、彩燈閃爍的會場，給與會者一種熱烈美好的感覺。因此，在組織團的活動時一定要註意環境因素的作用。
布置會場，這要求室內幹凈整齊，根據會議內容和活動方式擺放桌椅，懸掛會標和標語。聯歡會的會場還可懸掛一些彩條和燈飾。擺放一些花卉對烘托會場的氣氛也很有好處。莊重嚴肅的會場懸掛的會標通常是紅布作底襯；貼上或用大頭釘別上用白圖畫紙剪成的字幅。小型會議，在會場前面的墻上或黑板上可以剪貼或寫上字體端莊的會標。晚會、舞會或智力競賽、知識搶答賽的會場，可裝飾得活潑熱烈些，利用多種色彩的燈光渲染氣氛效果最好。會標的字體可用美術字，誇張變形的拼音文字或楷書、行書、隸書、草書、篆體等字體來表現喜慶歡悅的氣氛。
環境的美化，既包括活動場所內的美化，也包括與活動場所相關或毗鄰的建築物、通道和區域的美化，其目的也在於制造一種氛圍。美化的方式可用氣球、產品廣告小旗，花卉造型，懸掛標語，彩燈，彩綢飄帶裝飾點綴。環境美化的程度一般視活動的規模和影響大小而定。舉行小型活動時，也可只把環境衛生搞好就行了。
選擇合適的場地是參展計劃中重要的一部分，首先須考慮的是人群流動的方式，了解人潮在整個展覽會場移動的方向，再依此挑選攤位。舉例而言，通常人潮流量最高的地方是靠近入口及出口處、洗手間、休息室及飲食區，而圓柱或空的攤位場地及上貨區則是阻礙人潮的潛在問題。
是否將攤位設在競爭對手隔壁引起頗多廠商的爭論，但廠商可將如此的攤位有效利用，藉機展示自己產品。如果在展覽期間須要使用懸掛牌示、架高架，則須選擇有足夠高度的地點，避免阻擋可見度。此外企業間亦可共同組團參加國際展，一來即可壯大聲勢，二來也可在展覽會場自在一國陳館。
小攤位引人註目是有學問的，參展者可在以下方面作些努力：
（一）、大部份展覽中心會提供廠商天花板聚光燈，不然也可租用攜帶式照明系統。根據產業調查，照明可將展品認知度提高30%至50%。
（二）、成立主題式展覽攤位。大企業通常是采用傳統方式展覽，且依賴大規模場地，故小企業可以創新設計以顯突出。
（三）、依攤位大小選擇大小合適的展示用品及參展產品，以免過度擁擠或空洞。
（四）、善加利用組合式展覽用具，避免使用看似低廉的桌布覆蓋桌子。
（五）、盡量整齊化展覽，展示單項或兩項產品。
（六）、選用少量且較大的圖片，創造出強烈的視覺效果。太過密集或太小的圖片皆不易讀取，同時限制文字的使用。
（七）、將圖片置放在視線以上，通常壁板以上36英寸高的地方開始放置。
（八）、使用大膽且搶眼的窗簾顏色，從遠距離即可突現出來，避免易融入背景的中性色彩；
（九）、成立完整服務式的展覽攤位，而非自助式。將手冊、贈品及樣品擺放在桌上任參觀者取拿後離開，不但無法達到互動，也非參展的目的。
讓展臺設計引爆展會效果
展覽行業面臨著嚴峻的新挑戰，這表現在以下兩方面：
首先，企業面臨著日趨激烈競爭，降低成本成了立足市場的一個關鍵。據專家的經驗，展覽業的行情取決於經濟景氣狀況。景氣時，企業有較為寬松的預算，大大小小的展覽會都樂得參加，而且要求豪華的展臺，口袋裏的鈔票好象取之不盡。然而遇到經濟不景氣，他們就會就得縮手縮腳，遲疑不決，即使參加展覽會，也不敢鋪張，場地布置只好因陋就簡。從總的情況看，企業在展覽會方面的支出日趨緊縮，所以不少企業采取了丟卒保車的策略，即放棄小的展覽會，集中人力物力於大的展覽會。
第二，其它媒體手段的迅速發展，使得企業有了多種信息傳播和與外界聯系的渠道，因此一種有一定代表性的觀點認為，既然企業通過計算機網絡可以超越時間和空間的限制，與任何人聯系，那麽就不一定像以前一樣非參加展覽會不可，換言之，與那些時興的電子媒體相此，從“趕集”發展而來的展覽會似乎顯得落伍了。
展覽行業的前景究竟如何？對此持樂觀態度的業內人士提出了有力的論據，這就是展覽會上那種廠商與觀眾面對面的、有針對性的接觸與交流。在此人們通過交談，也通過非語言形式的交流，相互了解，建立信任。這種交流完全是因人而異、有的放矢的，因而也就容易取得成效。這是展覽會無可取代的優勢所在。有些高技術產品或服務特別需要專業人員親自向顧客講解和演示，參加展覽會就顯得特別重要。
但是上述兩方面的挑戰是客觀存在的，展覽會必須積極地適應這些變化，采用有效的對策，才能長期立於不敗之地。對此不少專家展開討論，共同的意見是展覽會的地位作用必須重新定義，要把參加展覽會與企業整個公關工作、企業整體形象樹立和宣傳有機地接合起來，要采取各種可能的措施降低參展成本。落實這些原則首先體現在展臺的設計與搭建上。展臺的設計應體現和加強企業形象，反映企業精神。展覽會不再是擺攤推銷賣貨，它不應再孤立地展示個別的產品，而是以產品為載體通過綜合的手段展示企業整體，它的能力，它的檔次。除了產品本身的介紹和推銷之外，這些手段還要包括廣泛的信息傳播、交流、廣告、公關和咨詢等。使觀眾在了解產品的同時，也在一定程度上加深了對企業的印象。因此在展臺設計與搭建時，要圍繞這個中心，做到以下幾點：
充分利用各種可能的要素，例如，展臺的形成、材料、音響、光線、色彩和其它裝潢用品，不斷給觀眾以新鮮感，刺激其好奇心，使他們對展臺產生興趣，進而產生與展覽者談話的願望。
展臺的設計要強調個性，同時要在空間上和氣氛上方便交談，如果能使人在此既有“別有洞天”之感，又仿佛賓至如歸，那就再理想不過了。
展臺要素的配套使用還應有助於增強工作人員談話內容的說服力，使顧客的瞬間好感在有限的時空內能夠反復得到證實和加強，為展覽會後的聯系打下基礎。
會場佈置還要考慮到與展覽會期間企業計劃舉辦的其它活動配套。越來越多的大企業把展覽會當成了進行公關活動的好場所，除了展覽本身以外，他們還在展覽會期間同時舉行各種各樣的會議、研討會、表演或招待會等活動，因為展覽會期間觀眾量大而且集中，這些活動與展覽同時舉行，影響大又節約開支。這在另一方面對展臺搭建提出了新的要求。歸根結底，企業對參展的態度還取決於經濟上是否劃算。因此在保證效果的同時，還要算好經濟賬，盡可能使用新型的、可重利用的展臺材料，認真研究設計方案，減少不必要的開支。一言以蔽之，對企業來說，當然少花錢多辦事最好。但是這是說起來容易，做起來難的事情。它需要展臺設計和搭建人員更加具有想象力、創造性和靈活性。
於是現在有這樣一種趨勢，即大企業開始撤銷內部的展覽會負責部門，而把展覽會整個設計組織委托給展覽會服務公司或者類似的廣告公司，從展臺設計到各種配套活動的舉辦，均由後者負責計劃、組織和實施。這一方面提高了展覽會建設的專業化程度，另一方面也給了企業討價的可能性。所以有關廣告服務公司在價格和時間方面的壓力往往是很大的，但可能也唯有如此，才能有效促進展覽行業專業化的進程，使其更加適應市場競爭的要求。
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本帖最后由 宝屋有约 于 2008-4-27 20:24 编辑 ]
